Con il primo gennaio 2019, nell’ambito dei rapporti Business to Business (aziende), sara attivata la fatturazione elettronica, sulla falsa riga della Fatturazione per la Pubblica Amministrazione, ormai in essere da alcuni anni.
La Fattura elettronica, è un particolare documento di tipo XML definito con degli standard unici e ben determinati, che permette di standardizzare le informazioni scambiate tra emittenti e riceventi dei file. I file da inviare, devono essere predisposti all’invio con una firma elettronica di autenticazione, la quale deve essere apposta ad ogni singolo file, e deve appartenere alla persona fisica legale rappresentante dell’azienda. Se ne deduce, che con il medesimo strumento di firma (Scheda a microchip o device USB), il legale rappresentante potrà firmare tutti i documenti di più aziende.
Il nostro programma gestionale si sta adeguando alle nuove normative, e nell’ultimo trimestre dell’anno provvederemo ad aggiornare tutte le procedure della nostra clientela.
In attesa dell’entrata in vigore della normativa, vogliamo intanto fornire alcuni spunti informativi, per potervi preparare al meglio a questa transizione.
Per inviare le fatture elettroniche, ci sono alcuni metodi, tra loro equivalenti, i più utilizzati, sono l’accreditamento al sistema informativo dello stato (Entratel) oppure l’invio delle fatture tramite Caselle di posta certificata (PEC).
In base alla nostra esperienza personale, noi consigliamo di optare per la soluzione di invio delle Fatture elettroniche attraverso il sistema della PEC, oppure di appoggiarsi al professionista (commercialista) che probabilmente, utilizzando un software gestionale per studi contabili, avrà a disposizione, un portale collegato al Sistema di Interscambio (SDI), che permetterà di ottenere un ID unico e di ricevere ed inviare le fatture elettroniche, per queste ultime, verificare che il portale sia abilitato all’upload dei file XML delle fatture elttroniche, e che quindi questo permette al nostro software di generare soltanto il file, demandando la firma e l’invio al sistema del professionista.
Da anni, ogni azienda ha l’obbligo di essere dotata di PEC, per cui tutti ne abbiamo una, per aziende di grandi dimensioni, potrebbero anche esistere più caselle di posta, e magari una specifica per il settore amministrativo, per questo motivo, consigliamo fin da subito di iniziare a contattare tutta la propria clientela business, per avere conferma della casella PEC a cui inoltrare le fatture elettroniche, con l’aggiornamento della procedura alla versione 1.3 ci sarà in anagrafica generale, un campo predisposto alla compilazione, se il cliente già intrattiene rapporti con la P.A. allora potrà fornire il codice identificativo unico con cui è accreditato presso l’agenzia delle entrate, (è un codice alfanumerico di 7 caratteri), anche per quest’ultimo nell’aggiornamento ci sarà modo di poterlo inserire.
Con il metodo di invio documenti tramite PEC, si andrà ad operare in questa maniera, si dovrà fare un primo invio della prima fattura elettronica o del primo gruppo di fatture, all’indirizzo generico sdi01@pec.fatturapa.it l’agenzia delle entrate si occuperà della trasmissione delle fatture ai rispettivi destinatari, sia se specificato un indirizzo PEC destinatario, sia che sia usato l’ID unico di accreditamento. Dopo questo primo invio, l’agenzia delle entrate, invierà una comunicazione indietro alla casella PEC mittente citando un nuovo indirizzo PEC unico e dedicato all’azienda, per proseguire con tutti i successivi invii.
Un’altro punto su cui focalizzarsi per l’operatività dell’azienda, è il termine di inoltro della fattura elettronica, c’è da tenere ben presente, che quando tutto sarà a regime, (Per ora è previsto un periodo di tolleranza non ancora ben definito) si avrà tempo fino alla mezzanotte del giorno di emissione del documento (Data fattura) per inviarle al sistema. Questo pone, per volumi elevati di fatture emesse in differita (raggruppamento di fine mese), dei problemi di tempo, tra l’emissione dei documenti, l’eventuale loro controllo, la firma e l’invio, per questo motivo probabilmente alcune aziende saranno obbligate, per stare nei termini di tempo estremamente stretti, o a avere cicli di fatturazione quindicinale, per ridurre il volume di documenti prodotti nel periodo oppure, a fatturare immediatamente tutti quei documenti di clienti che non hanno una frequenza elevata nell’ambito del mese di fatturazione, sempre per ridurre il volume di fatture da produrre a fine mese.
Per ulteriori informazioni, il nostro personale commerciale e tecnico è a disposizione.
